Kat Malikleri Kurulunca Atanan Profesyonel Yönetici

Kısa cevap: Profesyonel yönetici, binanın yöneticiliğini kat maliklerinden biri yerine ücret karşılığında ve sözleşmeyle üstlenen dışarıdan bir kişi ya da şirkettir. Kanun buna açıkça izin verir; sekiz ve daha fazla bağımsız bölümlü binalarda yönetici seçimi zaten zorunludur. Yönetici her zaman kurula bağlıdır ve kurul onu görevden alabilir.

Yönetici neden dışarıdan seçilir?

Pek çok binada bu görev yıllarca aynı komşuda kalır ya da kimse üstlenmek istemez; aidatlar aksar, bakımlar ertelenir. Dışarıdan seçilen yönetici borç takibini her daireye aynı kuralla yapar ve kararları belgeye dayandırır.

Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticinin kat maliki olmasını şart koşmaz; bir kişi veya şirket bu görev için seçilebilir. Ancak yetkiler sınırsız değildir: yönetici kurul kararlarına, yönetim planına ve kanuna bağlıdır ve kurul onu her zaman değiştirebilir.

Kanun yöneticiye hangi görevleri verir?

• Kurulun kararlarını yerine getirmek ve yönetim planına herkesin uymasını sağlamak.
• Bir yıllık işletme projesini (gider tahmini) hazırlayıp kat maliklerine bildirmek.
• Kararları noterden onaylı karar defterine geçirmek, gelir ve giderleri ayrı bir defterde tutmak.
• Ortak giderleri toplamak, ödemeleri yapmak ve belgeleri saklamak.
• Ortak yerlerin bakımını, onarımını ve temizliğini sağlamak.
• Denetçi veya denetim kurulunun istediği hesap ve belgeleri sunmak.

İşletme projesi bildirildikten sonra kanunda öngörülen sürede itiraz edilmezse kesinleşir. Kesinleşmiş proje, borcunu ödemeyen kat malikine karşı icra takibinde güçlü bir belge olur. Projenin doğru hesaplanması ve usulüne uygun bildirilmesi bu yüzden önem taşır.

İyi bir yöneticilik sözleşmesinde neler bulunur?

Sözleşmemizde şu başlıklar açıkça yazılır:

1. Yöneticinin yapacağı işlerin listesi,
2. raporların hangi sıklıkta ve hangi içerikle verileceği,
3. kurul onayı alınmadan yapılabilecek harcamanın üst sınırı,
4. banka hesabındaki imza yetkileri,
5. gizlilik ve kişisel verilerin korunması,
6. sözleşmenin süresi, sona erme koşulları ve görev bitince belgelerin nasıl teslim edileceği.

Kurul sözleşmeyi onayladığında bu karar deftere işlenir ve sözleşme o tarihten itibaren geçerli olur.

Kat malikleri yöneticiyi nasıl denetler?

Her banka hareketi ve her fatura ay sonu dökümüne eklenir; belgeler panel üzerinden kat maliklerinin erişimine açıktır. Denetçi veya denetim kurulu istediği zaman kayıtları inceleyebilir. Her yılın kapanışında, yapılan işleri ve hesabın tamamını gösteren bir raporla genel kurula hesap veririz.

Hangi durumda dış yönetici düşünülmeli?

Gönüllü yönetici çıkmadığında, aidat tahsilatı gerilediğinde, bakımlar sürekli ertelendiğinde ya da kat malikleri arasında hesap konusunda güvensizlik oluştuğunda dış yönetici seçmek düşünülebilir.

Tek kişilik yönetici mi, yönetim şirketi mi?

Dışarıdan seçilen yönetici tek başına çalışan bir kişi olabileceği gibi muhasebe, teknik ve hukuk desteğine sahip bir şirket de bu görevi üstlenebilir. Yalnız çalışan bir yöneticide izin, hastalık ya da yoğunluk dönemlerinde işler aksayabilir. Şirket yapısında ise sorumlu kişi değişse bile kayıtlar ve süreçler kesintisiz sürer. Kat malikleri için önemli olan, sözleşmede binadan sorumlu kişinin ve onun yerine bakacak yedeğin adıyla yazılmasıdır.

Yönetici kat maliklerine karşı nasıl sorumludur?

Kanun yöneticinin kat maliklerine karşı sorumluluğunu vekilin sorumluluğuna benzetir: işi gereken özenle görmek, her harcamanın hesabını vermek ve kurulun aldığı kararlara bağlı kalmak zorundadır. Yetkisini kötüye kullanan ya da savsaklayan yöneticiye karşı kat maliklerinin kanundan doğan hakları vardır. Dış yönetimde bu sorumluluk sözleşmeyle ayrıca netleştirilir; kurulun yöneticiden mesleki sorumluluk sigortası istemesi yerinde bir uygulamadır.

İbra ne anlama gelir?

Yıl sonu genel kurulunda kat malikleri yöneticinin bir yıllık hesabını ve çalışma raporunu tartışır, ardından onu ibra edip etmemeye oy verir. İbra, o yılın hesaplarının kurul tarafından kabul edildiği anlamına gelir. Sağlıklı bir karar için hesap dökümü, belgeler ve denetçi raporu kat maliklerine toplantıdan önce ulaştırılmalıdır; biz bu dosyayı toplantı tarihinden en az bir hafta önce paylaşırız.

Yönetici değişikliği nasıl yapılır?

Kat malikleri kurulu yöneticiyi dilediği zaman görevden alabilir. Geçiş sırasında karar defteri, banka hesapları ve tüm belgeler devir tutanağıyla yeni yöneticiye teslim edilmelidir. Adım adım anlatım için yönetim şirketi değiştirme rehberimize göz atabilirsiniz.

Komşu yönetici mi, profesyonel yönetici mi?

Kısa cevap: Küçük ve uyumlu apartmanlarda kat maliklerinden biri yöneticilikte çok başarılı olabilir. Borçlar büyüdüğünde, bina teknik açıdan karmaşıklaştığında ya da görevi üstlenecek kimse çıkmadığında profesyonel yönetici daha sürdürülebilir bir seçenek olur.

• Ayrılan zaman: Komşu yönetici işten ve aileden kalan vakitle çalışır; profesyonel yöneticinin çalışma düzeni sözleşmede yazılıdır.
• İlişkiler: Borç istemek ve kural uygulamak komşuluğu zorlayabilir; profesyonel yönetici aynı kuralı herkese tarafsız uygular.
• Bilgi birikimi: Komşu yöneticide kişiden kişiye değişir; profesyonel yöneticide mevzuat, muhasebe ve tedarik deneyimi beklenir.
• Kayıtların devamlılığı: Yönetici değiştikçe bilgi kaybolabilir; profesyonel yönetimde kayıtlar sistemde durur, devir düzenli yapılır.
• Bedel: Komşu yönetici çoğunlukla ücretsiz ya da düşük ücretle çalışır; profesyonel yönetim için yönetim ücreti ödenir.

Seçimin ardından ilk ay neler yapılır?

Yönetiminizin iyi işleyip işlemediğini nasıl anlarsınız?

Dört soru yeterli bir fikir verir: Aylık rapor aksamadan geliyor mu? İstediğinizde faturalara ulaşabiliyor musunuz? Bildirdiğiniz arıza kayda geçip size geri dönülüyor mu? Genel kurul zamanında ve kurallara uygun toplanıyor mu? Hepsine “evet” diyebiliyorsanız yönetim sağlıklı demektir.

Cevaplardan biri olumsuzsa izlenecek sıra bellidir: önce yöneticiye yazılı olarak durumu iletmek, sonuç alınamazsa denetçiden inceleme istemek. Yöneticinin değiştirilmesi genel kurul kararıyla mümkündür; fakat kayıtlar dağınık bırakılmışsa yeni gelen yönetici ilk aylarını geçmişi toparlamakla geçirir. Bu yüzden sorunlar erken konuşulmalıdır.