Bağımsız Denetçi ve Denetim Kurulu Desteği

Kısa cevap: Denetim, yöneticinin harcadığı her liranın belgeye, bütçeye ve kurul kararına uyup uymadığının bağımsız biri tarafından kontrol edilmesidir. Kat Mülkiyeti Kanunu, kat malikleri kuruluna bu iş için bir denetçi ya da denetim kurulu seçme imkânı tanır. Kayseri Bina Yönetim, kendi yönetmediği binalar için dışarıdan denetim raporu hazırlar.

Denetçi seçmek neden önemlidir?

Bir binada aidat ödeyen herkes paranın nereye gittiğini bilmek ister, ama her malikin banka dökümlerini tek tek incelemesi mümkün değildir. Kanun bu nedenle kurula, yöneticinin hesap ve işlemlerini kontrol edecek bir denetçi veya denetim kurulu seçme hakkı verir. Denetçinin kat maliki olması şart değildir; konusunu bilen bir dış uzman da seçilebilir. Denetim raporu, hesapları doğru tutan yöneticinin bunu belgelemesini de sağlar.

Denetimde hangi kayıtlara bakıyoruz?

1. Banka ve kasa: Dönem başı ve sonu bakiyeleri, her para giriş ve çıkışı, kasada kalan nakit.
2. Ödeme belgeleri: Her ödemenin faturası, dekontu ve hangi kurul kararına dayandığı.
3. Bütçe sapmaları: İşletme projesinde öngörülen tutarla gerçekleşen tutar arasındaki farklar ve bunların gerekçesi.
4. Tahsilat: Aidat tahakkukları, ödemeler, borçlu daireler ve bunlar için atılan adımlar.
5. Tedarikçiler: Büyük alımlarda birden fazla teklif alınıp alınmadığı, sözleşme şartları ve süreleri.
6. Personel: Ücret ödemeleri, SGK prim bildirimleri ve vergi yükümlülüklerinin zamanında yerine getirilmesi.

Denetim raporunda neler yazar?

Raporu muhasebe bilmeyen bir malikin de okuyabileceği şekilde yazarız. Üç bölümden oluşur: incelenen alanlar, tespit edilen durumlar ve öneriler. Faturası olmayan bir ödeme, bütçenin belirgin biçimde aşıldığı bir kalem ya da kurul kararı olmadan yapılmış bir harcama varsa bunu açıkça yazarız ve yanına yöneticinin açıklamasını ekleriz. Yıl sonu raporu kurul toplantısında okunur; maliklerin yöneticiyi ibra edip etmeme kararı büyük ölçüde bu rapora dayanır.

Bu hizmet hangi binalar için uygundur?

Hizmet; yönetimi başka bir şirkete ya da gönüllü bir komşuya emanet etmiş, ancak hesapların tarafsız biri tarafından incelenmesini isteyen Melikgazi, Kocasinan, Talas ve çevresindeki binalar içindir. Yönetimini bizim üstlendiğimiz binalarda denetimi biz yapmayız; denetçiyi kat malikleri seçer, biz de bütün belgeleri her an incelemeye açık tutarız. Aynı firmanın hem yönetip hem denetlemesi tarafsız olmaz.

Bir denetim raporunda hangi bölümler yer alır?

Kısa cevap: Raporda incelenen dönem, kasa ve banka mutabakatı, gelir ve giderlerin kontrolü, personel ödemeleri, tedarikçi sözleşmeleri ve bulgulara karşı öneriler yer alır. Yönetimin her bulguya verdiği açıklama da rapora eklenir.

Denetimlerde en çok neyle karşılaşılır?

• Elden alınan aidat makbuzlarının banka kayıtlarıyla tutmaması,
• fatura yerine yalnız fişle yapılmış harcamalar,
• kurulun onayı alınmadan yapılmış yüksek tutarlı işler,
• maliklere tebliğ edilmemiş ya da kesinleşmemiş işletme projesi,
• personel ödemelerinde eksik veya geç yapılmış bildirimler.

Bu bulguların çoğu kayıt düzensizliğinden kaynaklanır. Raporda her bulgunun yanına uygulanabilir bir öneri ekleniyor.

Kanuna göre denetçi ne yapar?

Kat Mülkiyeti Kanunu, kat malikleri kuruluna yöneticinin işlerini incelemesi için bir denetçi veya birkaç kişilik bir denetim kurulu seçme imkânı tanır. Bu görev için maliklerden biri seçilebilir; binayla bağı olmayan bir kişi veya şirket de seçilebilir. Görevi, yöneticinin hesaplarını ve işlemlerini incelemek ve vardığı sonuçları kat malikleri kuruluna raporlamaktır. Denetimin sıklığını ve kapsamını yönetim planı ya da genel kurulun alacağı karar belirler. En azından yılda bir kez, olağan genel kuruldan önce yapılması sağlıklı olur.

Bir denetim hangi aşamalardan geçer?

1. Belgelerin istenmesi: Yöneticiden incelenecek dönemin hesap ekstreleri, fatura ve makbuzları, imzalı sözleşmeler, onaylı işletme projesi ve karar defteri talep edilir.
2. Bakiye kontrolü: Dönem başı ve dönem sonu bakiyeleri doğrulanır, her banka hareketinin bir belgeyle karşılandığına bakılır.
3. Seçerek inceleme: Yüksek tutarlı harcamaların hepsi, küçük harcamalardan ise seçilen bir kısmı ayrıntılı incelenir.
4. Kararlarla karşılaştırma: Harcamaların işletme projesi ve genel kurul kararlarıyla uyumu sorgulanır.
5. Aidat tarafı: Tahakkuk edilen aidat, tahsil edilen tutar ve borçlu listesi birbiriyle karşılaştırılır.
6. Taslak ve cevap: Bulgular önce yöneticiye iletilir, açıklaması alınır, rapor bundan sonra kesinleşir.

Bulguların önem derecesi

Her bulgunun yanına düzeltme önerisi yazılır.

Denetimin süresi ve kapsamı neye göre değişir?

İncelenecek dönemin uzunluğu, daire sayısı, yıl içindeki işlem sayısı ve kayıtların ne kadar düzenli tutulduğu işin büyüklüğünü belirler. Kayıtları dijital ve derli toplu bir binada denetim birkaç gün sürebilir; belgeleri dağınık bir binada ise önce kayıtların toparlanması gerekir. Talep geldiğinde örnek belgelere bakar ve kapsamı net bir teklif hazırlarız; ücret bilgisi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Neden kendi yönettiğimiz binayı denetlemiyoruz?

Bir binanın hem yöneticisi hem denetçisi olmak, tarafsızlık ilkesiyle bağdaşmaz. Bu nedenle denetçi olarak yalnızca yönetimi başka bir kişide ya da şirkette olan binalarda görev alıyoruz.

Denetim raporu teslim edildikten sonra süreç nasıl ilerler?

Rapor kat malikleri kurulunda okunur ve malikler yöneticinin ibrası için oy verirken bu rapordaki tespitleri esas alır. Önemli bir bulgu varsa kurul, yöneticiden belli bir süre içinde açıklama yapmasını veya eksikleri gidermesini isteyebilir. Eksik faturaların tamamlanması, hatalı girilmiş kayıtların düzeltilmesi ya da kurul kararı olmadan yapılmış bir harcamanın sonradan onaya sunulması bu tür taleplere örnektir. Rapordaki öneriler yeni dönemin iş planına alınır; bir sonraki denetimde bunların hayata geçirilip geçirilmediğine bakılır.

Denetim her yıl yapılmalıdır. Bir yıl yazılan bulgunun ertesi yıl da raporda yer alması, yönetimin düzeltme yapmadığını gösterir ve maliklerin üzerinde durması gereken ciddi bir uyarıdır.

Yönetim denetime hangi belgelerle hazırlanmalı?

• dönemin ilk ve son gününe ait banka hesap dökümleri,
• tarih sırasına dizilmiş bütün gelir ve gider belgeleri,
• yürürlükteki işletme projesi ve kurul kararları,
• bakım, hizmet alımı ve iş sözleşmeleri,
• borçlu dairelerin listesi ve açılmış takip dosyaları,
• demirbaş listesi ile yedek akçe hesabının durumu.

Bu listeyi eksiksiz ve sıralı sunan bir yönetim, incelemenin daha kısa sürmesini ve daha düşük maliyetle tamamlanmasını sağlar.

Yönetici değişirken kısa bir denetim neden yapılmalı?

Yöneticinin ya da yönetim şirketinin değiştiği dönemde yapılacak kısa bir devir incelemesi, yeni yönetimin tam olarak neyi teslim aldığını ortaya koyar. Devir günündeki banka bakiyesi, açık alacak ve borçlar, devam eden sözleşmeler ve yarım kalan işler tarafsız biri tarafından tespit edilir. Böylece önceki dönemden gelen bir eksik yeni yöneticinin üzerinde kalmaz, yeni dönemde çıkan bir sorun da eski yöneticiye mal edilmez; iki taraf da itiraza kapalı bir başlangıç tutanağına sahip olur.