Kamera, Giriş Kontrolü ve Güvenlik Görevlisi

Kamera kayıtlarında KVKK'ya uymak için ne gerekir?

Kısa cevap: ortak alan kameraları kişisel veri kaydettiği için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındadır. Bu nedenle kamera kurmak yetmez; kimin, ne kadar süreyle ve hangi amaçla görüntülere erişeceği de belirlenmelidir.

• Kameralı alanların girişine bilgilendirme levhası asılır.
• Kayıtların ne kadar süre tutulacağı belirlenir; süre dolunca silinir.
• Görüntülere erişebilecek kişiler yazılı yetkiyle sınırlanır, her talep kayda alınır.
• Bir dairenin içini ya da komşu mülkü gören kamera açıları düzeltilir.

Görevlinin elinde yazılı talimat olmalı

Her site için bir görev talimatı hazırlarız: ziyaretçi nasıl karşılanır, kargo nereye bırakılır, devriye hangi noktalardan geçer, şüpheli bir durumda kim aranır. Talimat kurul ile paylaşılır ve görevlilere eğitim olarak verilir; vardiya değişiminde de devredilir.

Kart, bariyer ve interkom yetkileri

Giriş sistemleri ancak güncel tutulduğunda işe yarar. Taşınan bir kiracının kartı açık kalmamalıdır. Bu nedenle her taşınmada yetkiler gözden geçirilir, kaybolan kartlar iptal edilir, ayrılan sakinlerin erişimi kapatılır. Kargo ve servis araçları için ayrı bir giriş kuralı uygulanır.

Aylık güvenlik özetinde neler yer alır?

Devriye kayıtlarını, vardiya teslimlerini ve olay tutanaklarını düzenli olarak inceleriz. Ay sonunda kurulla paylaşılan özette yaşanan olaylar, arızalı kameralar ve alınan önlemler yer alır. Hizmet bir güvenlik firmasından alınıyorsa sözleşmede yazan hizmet düzeyine uyulup uyulmadığı da yazılı olarak değerlendirilir.

Ziyaretçi ve kargo girişi nasıl kontrol edilir?

Kısa cevap: Her ziyaretçi için ilgili daireden onay alınır, kargolar deftere işlenip sakine bildirilir, servis ve tadilat ekipleri belirli saatlerde kimlik kontrolüyle içeri alınır. Önceden bildirilen misafirler daha hızlı geçer.

1. Ziyaretçi girişte karşılanır, gideceği daire aranarak onay istenir.
2. Sakin misafirini panelden önceden bildirmişse kapıda bekleme olmaz.
3. Teslim alınan paketler kayda geçirilir ve sahibine mesajla haber verilir.
4. Usta ve tadilat ekiplerine kimlik kontrolü yapılır, belirlenen saatler dışında giriş verilmez.

Kameralar nereye konmalı?

Güvenliği kamera sayısı değil, kameraların doğru yerde olması belirler. Öncelikli noktalar bina giriş kapıları, otopark rampası, asansör önleri ve arka bahçedeki görünmeyen köşelerdir. Kayıt cihazı, kurulun belirlediği saklama süresini karşılayacak kapasitede seçilir. Kameraların kayıt alıp almadığı düzenli aralıklarla kontrol edilir.

Bir olay yaşandığında ne olur?

Hırsızlık, mala zarar verme ya da kavga durumunda görevli bir olay tutanağı hazırlar, gerekirse polis çağrılır. Kamera görüntüleri yalnız yetkili makamlara ya da kurul kararıyla yetkilendirilen kişilere, olayla sınırlı olarak verilir. Benzer bir olayın tekrarını önlemek için alınan tedbirler aylık güvenlik özetinde paylaşılır.

Görevli mi, sistem mi?

Her binanın gece gündüz güvenlik görevlisine ihtiyacı yoktur. Orta büyüklükteki apartmanlarda kartlı geçiş, görüntülü diyafon ve iyi yerleştirilmiş kameralar ihtiyacın büyük kısmını karşılayabilir. İki seçeneğin yıllık maliyetini ve hangi riski ne ölçüde karşıladığını kurula yan yana sunuyoruz.

Güvenlik görevlisine verilecek yazılı talimatta neler olmalı?

Özel güvenlik görevlisi bulunan her sitede, görevlinin yetki ve sorumluluklarını gösteren yazılı bir görev talimatı olmalıdır. Hazırladığımız talimatlarda şu başlıklar bulunur:

• vardiya değişiminde olay defteri, anahtar ve kamera durumunun bir sonraki görevliye teslimi,
• devriye rotası, saatleri ve uğranacak kontrol noktaları,
• misafir, kurye ve servis araçlarının siteye kabul kuralları,
• yangın, su basması, asansörde kalma veya ani rahatsızlanma durumlarında aranacak kişi ve kurumların sırası,
• kamera kayıtlarını kimin, hangi durumda izleyebileceği,
• sakinlere karşı dil ve tavır, şikâyetlerin yönetime nasıl iletileceği.

Görevlilerin özel güvenlik mevzuatının aradığı belgelere sahip olması ve hizmetin bu alanda faaliyet izni bulunan bir şirketten alınması gerekir. Görevin silahlı ya da silahsız olması, görev alanının sınırları ve kullanılabilecek yetkiler ilgili mevzuata göre belirlenir; talimat bu çerçevenin dışına çıkamaz.

Bir site için hangi güvenlik modeli uygun?

Bir kulübede günün her saatinde görevli bulundurmak, vardiyalar, haftalık izinler ve resmî tatiller hesaba katıldığında tek kişiyle yürüyemez; birkaç görevli gerekir. Güvenliğin pek çok sitede aidatın en büyük kalemlerinden biri olmasının sebebi budur. Gündüz saatlerinde kartlı giriş ve kamerayla yetinip görevliyi yalnız gece çalıştırmak gibi karma çözümler, koruma düzeyini fazla düşürmeden maliyeti hafifletebilir.

Güvenlik hizmeti nasıl denetlenir?

Görevlinin işini iyi yapıp yapmadığı izlenimle değil, kayıtla anlaşılır. Her ay olay defterinin eksiksiz doldurulup doldurulmadığına, devriye noktalarının saatinde okutulup okutulmadığına ve vardiya teslimlerinin imzalı yapılıp yapılmadığına bakarız. Önceden haber verilmeyen gece ziyaretleri, görevlinin yerinde ve dikkatli olduğunu görmenin en güvenilir yoludur. Tespitler güvenlik şirketine yazılı olarak bildirilir, özetleri de aylık raporla kat maliklerine iletilir.

Sakinler güvenliğe nasıl katkı verir?

Yıl içinde birkaç kez kısa duyurular yayımlarız: arkadan gelen yabancılar için kapıyı tutmamak, giriş kartını başkasına vermemek, kart kaybolduğunda hemen haber vermek ve olağan dışı bir durumu görevliye ya da yönetime bildirmek.

Kartlı giriş sistemi nasıl yönetilmeli?

Kartlı veya şifreli giriş, sistem düzenli yönetildiği sürece güvenlik sağlar. Dağıtılan her kart bir daireye ve bir kişiye tanımlı olmalı; kaybolan kartlar ve taşınan sakinlerin kartları aynı gün kapatılmalı, aktif kart sayısı belirli aralıklarla sayılmalıdır. Kiracı değiştiğinde eski kiracının kartlarının iptali en çok unutulan ama en kritik adımdır. Temizlik görevlileri, kuryeler ve servis çalışanları için belirli gün ve saatlerde geçerli kartlar tanımlamak, binaya kimin ne zaman girdiğini kayıt altına alır.

Giriş sisteminin tuttuğu kayıtlar kişisel veri sayılır. Kamera görüntülerinde olduğu gibi bu kayıtlara yalnız yetkili kişiler erişir ve kayıtlar makul bir sürenin sonunda silinir.

Elektrik kesildiğinde kapının kilitli mi kalacağı yoksa açılacağı da önceden kararlaştırılmalıdır. Yangın ya da acil bir durumda kapının dışarı çıkışı engellememesi, uzun bir kesintide ise binanın savunmasız kalmaması gerekir. Bu dengeyi sağlamak için kesintisiz güç kaynağı ve acil açma düzeneği düzenli olarak denenir.