Kayseri'de Apartman Yönetimi

Kısa cevap: Apartman yönetimi, binanın ortak parasını ve ortak alanlarını kat malikleri adına idare etme işidir. Sekiz ve daha fazla bağımsız bölümü olan binalarda bir yönetici seçmek kanunen zorunludur ve bu kişi dışarıdan bir şirket de olabilir. Kayseri Bina Yönetim bu görevi üstlendiğinde aidattan kazan bakımına kadar tüm işleri tek elden yürütür.

Bir apartmanın yönetiminde hangi işler var?

Gündelik hayatta "yönetici" denince çoğu kişinin aklına sadece aidat toplayan komşu gelir. Oysa bir binanın işleri dört ayrı başlıkta toplanır ve her biri farklı bilgi ister:

• Kasa: aidatların çıkarılması, banka hesabının izlenmesi, elektrik-su-doğalgaz faturalarının vaktinde ödenmesi, her kuruşun belgeyle kayda geçmesi.
• Makine ve tesisat: asansörün aylık servisi, kazan ve brülörün kış öncesi ayarı, hidroforun basıncı, çatı ve olukların durumu.
• Çalışanlar: kapıcı ya da temizlik görevlisinin maaşı, sigorta bildirimi, yıllık izni ve görev listesi.
• Kurul ve defterler: yıllık toplantının çağrısı, kararların deftere yazılması, gider tahmininin kat maliklerine bildirilmesi, ödemeyenlerin kanuni yolla takibi.

Gönüllü yöneticiler genellikle ilk iki başlıkta tıkanır: işten arta kalan zamanla banka hareketlerini eşleştirmek ve servis firmalarını kovalamak zordur.

Kat Mülkiyeti Kanunu yönetici konusunda ne öngörür?

634 sayılı Kanun, binayı yönetme yetkisini kat malikleri kuruluna verir. Kurul bu işi yürütmek için bir yönetici seçer; bağımsız bölüm adedi sekiz veya üstündeyse bu seçim isteğe bağlı değildir. Yöneticinin kat maliki olması da şart değildir; ücret karşılığında bir kişi ya da şirket atanabilir. Yönetici yaptığı her işte kurulun kararlarına, yönetim planına ve kanuna bağlıdır ve kurul onu dilediği zaman değiştirebilir.

Aidat ile yönetim ücreti arasındaki fark nedir?

Bu iki kavram sık karıştırılır. Aidat, binanın bir yıllık toplam giderinin (ortak elektrik, su, ısınma, asansör servisi, temizlik, çalışan maaşı, küçük onarımlar) dairelere bölünmesiyle bulunan aylık paydır. Yönetim ücreti ise bu toplamın içindeki tek bir kalemdir ve yalnız yönetim hizmetinin karşılığıdır.

Paylaştırma kuralı da kanunda yazılıdır: kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi ücretleri dairelere eşit bölünür; geri kalan giderler yönetim planında başka bir hüküm yoksa arsa payına göre dağıtılır. Kendi binanızın aylık gider tahmini ve yönetim bedeli için bizi arayın; keşiften sonra rakamları yazılı olarak iletiriz.

Kayseri'de apartman yönetiminde sık çıkan sorunlar

Kışlar uzun ve soğuk geçtiği için ısınma, bina bütçesinin en büyük kalemidir; brülör ayarı ve baca temizliği ekim sonuna kadar yapılmalıdır. Eski binalarda yıpranmış kolon tesisatı ve yenilenmesi gereken asansörler, yeni binalarda ise müteahhidin teslim etmediği belgeler ve tamamlanmamış işler sık karşılaşılan sorunlardır.

Bir diğer sorun, komşuluk hatırına ertelenen aidat takibidir. İki üç ay takip edilmeyen borç, asansör servisinin ya da doğalgaz faturasının ödenememesine yol açar. Dış yönetici hatırlatmaları her daireye aynı takvimle gönderir.

Görevi aldığımız ilk haftalarda neler oluyor?

1. Binayı ücretsiz ziyaret eder; kasa bakiyesini, borçlu daireleri, servis sözleşmelerini ve kazan dairesinin durumunu not ederiz.
2. Önerimizi kalem kalem yazıp kurul toplantısına getirir, kat maliklerinin sorularını yerinde cevaplarız.
3. Seçim kararı deftere yazıldıktan sonra önceki yöneticiden defter, makbuz, fatura, anahtar ve demirbaşları tutanakla devralırız.
4. İlk ayın sonunda "başlangıç fotoğrafı" niteliğinde bir rapor yayımlarız: elde ne para var, kimin ne borcu var, hangi iş bekliyor, hangi bakım ne zaman yapılacak.

Hangi göstergeleri düzenli paylaşıyoruz?

Hizmetin iyi gidip gitmediğini sözle değil sayıyla görmek gerekir. Bu yüzden şu üç ölçüyü kat malikleriyle paylaşırız:

• Binalarımızdaki ortalama aidat tahsilat oranı %96 düzeyindedir; geç kalan ödemelere önce hatırlatma yapılır, ardından kanundaki gecikme tazminatı işletilir.
• Bildirilen arızalara ortalama 4 saat içinde dönüş yapılır ve her bildirim bir kayıt numarası alır.
• Önceki yönetimden evrak ve hesap devri, kurul kararının ardından ortalama 15 gün sürer.

Yönetici değişirse ne olur?

Sözleşmenin süresi ve koşulları teklif aşamasında yazılı olarak konuşulur. Kanun gereği yönetici her zaman kat malikleri kuruluna karşı hesap verir ve kurul kararıyla görevden alınabilir. Görev hangi sebeple biterse bitsin, elimizdeki defter, belge, hesap ve servis sözleşmeleri yeni yöneticiye tutanakla eksiksiz teslim edilir.

Binanızın dış yöneticiye ihtiyacı olduğunu nasıl anlarsınız?

Her apartman profesyonel yönetime geçmek zorunda değildir. Ancak aşağıdaki durumlardan birkaçı aynı anda yaşanıyorsa dış yönetici düşünülebilir:

• Borçlu daire sayısı her ay biraz daha artıyor, takibi kimse üstlenmiyor.
• Asansör ya da kazan aynı arızayı tekrar tekrar veriyor; bakımın ne zaman yapıldığını bilen yok.
• Her toplantıda aynı konular konuşuluyor ama alınan kararlar hayata geçmiyor.
• Yöneticilik ya yıllardır aynı kişide kalıyor ya da kimse aday olmuyor.
• Hesap sorulduğunda fatura veya makbuz gösterilemiyor.

Göreve başladıktan sonraki üç ay

Raporlar hangi takvimle yayımlanır?

Her ayın ilk haftasında bir önceki ayın hesap dökümü, tahsilat tablosu ve tamamlanan işler sakin panelinde yayımlanır; faturaların taranmış hâlleri rapora eklenir. Bir arıza bildiren sakin, işin nerede olduğunu panelden adım adım takip eder. Yılda bir kez de bütün yılın hesabı ve faaliyet raporu genel kurulda sunulur.

Kayseri apartmanlarında sık rastladığımız beş yanlış

1. Aidatı kapı kapı nakit toplamak: Makbuz kaybolur, kasa tutmaz. Ödemelerin tamamı banka üzerinden alınmalı ve kayda geçmelidir.
2. Gider tahminini kat maliklerine bildirmemek: Usulüne uygun bildirilmemiş bir işletme projesiyle borçluya karşı takip yapmak güçleşir.
3. Kararları deftere geçirmemek: Karar defterinde yer almayan bir karar, ileride kanıtlanamaz.
4. Kazan bakımını kışa bırakmak: Ekimde yapılan planlı bakım, ocakta yapılan acil onarımın küçük bir kısmına mal olur.
5. Kapıcının sigorta ve bordro kayıtlarını eksik tutmak: Bu eksikler yıllar sonra idari para cezası ve işçi alacağı davası olarak geri döner.