Apartman ve Site Muhasebesi

Apartman muhasebesinde neler kaydedilir?

Kısa cevap: Aidat ve diğer gelirler, her türlü gider, banka hareketleri, yedek akçe ve demirbaşlar belgesiyle birlikte kaydedilir. Kat malikleri her ay bu kayıtların özetini görür; yıl sonunda tüm dönemin dökümü genel kurula sunulur.

Bina muhasebesi neden düzenli tutulmalı?

Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticiye işletme defteri tutma, belgeleri saklama ve kat maliklerine hesap verme görevi yükler. Defter dağınık olduğunda genel kurul gerginleşir, yöneticiye duyulan güven azalır; ardından bazı malikler ödemeyi ertelemeye başlar. Düzenli muhasebe bunu önler.

Her ay elinize hangi rapor ulaşır?

Rapor çevrim içi sakin panelinde yayımlanır; malikler faturaların taranmış hâllerini de buradan açabilir.

Belgesiz ödeme neden yapılmaz?

Kuralımız basit: fatura, makbuz ya da bordro olmadan tek kuruş çıkmaz. Kasada nakit tutulmaz; tahsilat da ödeme de bankadan geçer ve binanın kendi hesap kaydına işlenir. Bu düzenin en büyük faydası denetimde görülür. Denetçi “Mart ayındaki tesisat ödemesi neydi?” diye sorduğunda faturası, karar dayanağı ve banka dekontu birkaç dakikada önüne konur.

Bütçe aşılırsa ne yapılır?

Muhasebenin yol haritası, genel kurulda kabul edilen yıllık işletme projesidir. Her ay harcamaları bu bütçeyle karşılaştırıyor, öngörülenden sapan kalemleri raporda gerekçesiyle açıklıyoruz. Kışın kazan pompasının yanması gibi plansız ve yüksek bir gider çıktığında kurula birkaç seçenek götürüyoruz: yedek akçeden karşılamak, ek tahakkuk yapmak ya da ödemeyi aylara bölmek. Hangisinin seçileceğine kurul karar verir.

Yıl kapanışında neler hazırlanır?

Dönem sonunda tüm yılın gelir-gider dökümü, bütçe gerçekleşme tablosu ve güncel demirbaş listesi bir dosyada toplanır. Bu dosya denetçinin raporuyla birlikte genel kurula sunulur ve yöneticinin ibra edilip edilmeyeceğine dair oylamanın temelini oluşturur.

Aylık raporun özet sayfası neye benzer?

Raporun sonunda rakamları sade bir dille açıklayan bir not bulunur: bu ay neler yaşandı, hangi kalem neden tahminden saptı, gelecek ay ne yapılacak.

Binanın vergi ve SGK yükümlülükleri

Kapıcı veya temizlik görevlisi çalıştıran bir bina, işveren sıfatıyla muhtasar beyanname ve SGK bildirgelerini zamanında vermek zorundadır. Çatının baz istasyonuna ya da cephenin reklam panosuna kiralanması gibi gelir getiren durumlarda vergi boyutu ayrıca incelenir. Bu konularda bir mali müşavirle birlikte çalışır, tüm belgeleri düzenli biçimde arşivleriz.

Dağınık kayıtlarla devralınan binalar

Gönüllü yönetimden gelen binalarda kayıtlar genellikle eksiktir. İşe banka hareketleriyle eldeki makbuzları tek tek eşleştirip bir başlangıç bakiyesi çıkararak başlarız. Açıklanamayan farklar raporda ayrı bir başlık altında gösterilir ve kurulun bilgisine sunulur; böylece önceki dönemin sorumluluğu ile yeni dönemin hesabı birbirine karışmaz.

Kat maliki hesapları görebilir mi?

Evet; binanın defterlerini ve faturalarını görmek her kat malikinin kanuni hakkıdır. Talepte bulunan kat malikine belgeleri makul bir süre içinde gösteririz. Başka dairelerin borç bilgisi gibi kişisel veri içeren belgelerde kişisel verilerin korunması kurallarına uygun davranırız.

Giderler hangi gruplar altında kaydediliyor?

Bina muhasebesinde her harcama sabit bir gruba yazılır. Böylece kat malikleri yıl sonunda tek bir tabloya bakarak paranın hangi işe gittiğini görebilir. Kayseri Bina Yönetim olarak kullandığımız gruplar ve her birine giren tipik harcamalar şöyledir:

İşletme projesi de aynı gruplarla hazırlandığı için, her ay planlanan tutarla gerçekleşen tutar yan yana konabilir. Bir grupta belirgin bir sapma olduğunda aylık rapora nedenini anlatan bir not düşülür.

Her ayın sonunda hesaplar nasıl kapatılır?

1. Bankayla eşleştirme: Hesap hareketlerinin her biri bir fatura, makbuz ya da dekontla karşılanır; belgesiz hareket bırakılmaz.
2. Ödemelerin dairelere işlenmesi: Gelen aidatlar ilgili dairenin borcundan düşülür. Açıklaması eksik bir ödeme geldiyse gönderen malike ulaşılarak hangi daireye ait olduğu netleştirilir.
3. Dönem giderinin kaydı: O aya ait olduğu hâlde faturası henüz gelmemiş giderler, örneğin doğalgaz, tahmini tutarla yazılır; fatura gelince fark düzeltilir.
4. Raporun yayımlanması: Gelir-gider tablosu, kasa ve banka bakiyesi, borçlu listesi ve belge görselleri sakin paneline konur.

Bina evrakı kaç yıl saklanmalı?

Fatura, makbuz, banka dökümü, sözleşme ve karar defteri yöneticiye değil binaya aittir; yönetim kimde olursa olsun bina adına korunur. Olası bir anlaşmazlıkta ya da denetimde ihtiyaç duyulabileceği için bu belgelerin en az on yıl tutulmasını tavsiye ediyoruz. Kâğıt asıllar yıl yıl etiketlenmiş klasörlerde saklanır, taranmış kopyaları dijital arşive yüklenir. Yönetim el değiştirdiğinde bütün arşiv tutanakla teslim edilir.

Bina hesaplarını dijital tutmak ne kazandırır?

Kâğıt makbuz koçanı ve elle doldurulan çizelgeler, sekiz dairelik bir apartmanda bile karışıklığa yol açar. Dijital kayıt düzeninde her aidat ödemesi banka hareketiyle eşleştirilir, her faturanın taranmış görüntüsü ilgili gider kaydına bağlanır ve kat maliki kendi ödeme geçmişini dilediği zaman açıp bakabilir. Böylece "Ben o ayı ödemiştim" itirazı banka dekontuyla dakikalar içinde sonuçlanır; denetçi ya da yeni gelen yönetici geçmiş dönemi tek bir yerden inceleyebilir; yıl sonu hesap raporu ayrıca uğraş gerektirmeden hazır olur.

Aidatın elden nakit toplanmasını bütünüyle bırakmanızı tavsiye ederiz. Kaçınılmaz durumlarda nakit alınırsa sıra numaralı bir makbuz düzenlenir, para aynı gün binanın banka hesabına yatırılır ve kayda geçirilir. Aylık raporda makbuz numarası ile banka hareketi yan yana gösterildiği için aradaki bağ herkes tarafından izlenebilir.