Yönetici değişince devir teslim nasıl yapılır?

Kısa cevap: Yönetimi değiştirmek için önce kat malikleri kurulu yeni yöneticiyi seçer ve bu karar karar defterine yazılır. Ardından mevcut şirkete, sözleşmesinde öngörülen şekle uygun yazılı bildirim yapılır. Son adımda defterler, banka bilgileri, evrak, sözleşmeler ve demirbaşlar iki tarafın imzaladığı bir devir tutanağıyla yeni yönetime geçer.

Birinci adım: kurulun kararı

Yönetici değişikliği yalnızca kat malikleri kurulunun verebileceği bir karardır. Konu yıllık olağan toplantıda görüşülebilir; beklemenin binaya zarar vereceği durumlarda olağanüstü toplantıya çağrılabilir. Kararda yeni yöneticinin kim olduğu ve göreve hangi tarihte başlayacağı açıkça yazılır.

İkinci adım: mevcut şirkete yazılı bildirim

Eski yönetime, sözleşmesindeki hükümlere uygun ve gönderildiği kanıtlanabilecek bir yolla yazılı bildirim yapılır. Bu yazıda teslim tarihi ile teslimi beklenen belgelerin listesi yer almalıdır; böylece "neyi vermemiz gerekiyordu" tartışması baştan kapanır.

Üçüncü adım: devir tutanağı

Teslim, eski ve yeni yönetimin birlikte imzaladığı bir tutanakla yapılır. Tutanağa en azından şunlar geçmelidir:

• karar defteri ile işletme ve muhasebe defterleri,
• banka hesap bilgileri, imza yetkisinin devri ve devir günündeki bakiye,
• nakit kasa, borçlu malik listesi ve devam eden icra dosyaları,
• faturalar, tedarikçi sözleşmeleri, garanti belgeleri, mimari ve tesisat projeleri,
• personel özlük dosyaları, bordrolar ve SGK kayıtları,
• anahtarlar, kartlı geçiş kartları, kumandalar ve demirbaş listesi.

Teslim edilmeyen bir belge varsa tutanağa eksik olarak not edilir ve eski yönetimden yazılı olarak talep edilir.

Yeni yönetimin ilk ayında yapılacaklar

• açılış bakiyesinin çıkarılması, alacak ve borçların mutabakatı,
• personelin ve tedarikçilerin yönetim değişikliğinden haberdar edilmesi,
• kazan, asansör, hidrofor gibi ekipmanın envanteri ve bakım takviminin hazırlanması,
• maliklere binanın devir anındaki durumunu gösteren bir başlangıç raporunun sunulması.

Devir sırasında hizmet aksar mı?

Takvimi önceden yapılmış bir devirde aksamaz. Personel maaşları, bakım anlaşmaları ve fatura ödemeleri devir tarihine göre sıraya konur; kimse "bu ay maaşı kim ödeyecek" sorusuyla karşılaşmaz. Kayseri Bina Yönetim olarak devri ortalama 15 günde tamamlıyoruz; süreç kurul kararının ardından başlıyor.

Devamı: yönetim şirketi seçerken sorulacaklar · iletişim

Teslim tutanağı için kontrol listesi

• Mali durum: Banka hesap özetleri, devir günündeki bakiye, varsa nakit kasa ve yedek akçe hesabı.
• Alacaklar ve borçlar: Daire daire borç listesi, ödenmemiş faturalar ve devam eden icra ya da dava dosyaları.
• Defter ve kayıtlar: Karar defteri, geçmiş işletme projeleri, gelir-gider kayıtları, fatura ve makbuzlar.
• Sözleşmeler: Asansör, temizlik, güvenlik, sigorta ve personel sözleşmelerinin asılları ya da örnekleri.
• Teknik dosya: Bakım kayıtları, periyodik kontrol raporları, garanti belgeleri ve bina proje takımı.
• Erişim bilgileri: Anahtarlar, giriş kartları, kamera kayıt cihazı ve otomasyon şifreleri, bina adına açılmış dijital hesaplar.

Tutanağı iki taraf da imzalar. Teslim edilemeyen bir belge varsa tutanağa ayrıca yazılır ve teslim için bir tarih belirlenir.

Eski yönetim belgeleri teslim etmiyorsa

Bu belgeler binanın malıdır; eski yönetici ya da firma onları yeni yönetime vermekle yükümlüdür. İlk adım, belge listesini ve son tarihi içeren yazılı bir taleptir. Talep karşılıksız kalırsa kat malikleri kurulu adına hukuki yola gidilebilir; bu aşamada bir avukatla çalışmak gerekir. Bu arada yeni yönetim, hesap hareketlerini doğrudan bankadan isteyerek binanın mali tablosunu yeniden çıkarabilir.

Geçişi sakinlere nasıl duyurmalı?

Duyuruda yeni yönetimin telefon ve e-posta bilgileri, değiştiyse yeni banka hesabı, arıza bildirim kanalı ve ilk aylık raporun ne zaman paylaşılacağı yer almalıdır. Eski hesaba yanlışlıkla yatırılan aidatların nasıl aktarılacağı da açıkça yazılmalıdır; geçiş aylarında en sık karşılaşılan karışıklık budur. Duyurunun hem bina panosuna asılması hem de sakinlere mesaj veya e-postayla iletilmesi, haberin herkese ulaşmasını sağlar.