Apartman genel kurulu adım adım: çağrıdan karar defterine

Kısa cevap: Kat malikleri kurulu en az yılda bir kez toplanmak zorundadır. Toplantının günü, saati, yeri ve gündemi her malike en geç 15 gün önce imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla duyurulur. Toplantı, maliklerin hem kişi sayısı hem arsa payı olarak yarıdan fazlası hazır bulunursa açılır; kararlar katılanların sayı çoğunluğuyla alınır ve noterden onaylı karar defterine işlenir.

Toplantıdan önce: gündem maddelerini netleştirmek

Olağan bir yıllık toplantı genellikle şu sırayla ilerler: divanın oluşturulması, yöneticinin faaliyet raporu, denetçinin raporu, hesapların görüşülmesi ve ibra, yeni dönemin işletme projesi, yönetici ile denetçinin belirlenmesi, son olarak dilekler. Kalorifer kazanının değişimi ya da çatı yalıtımı gibi para gerektiren konular varsa her biri ayrı madde olarak yazılmalıdır. Gündemde yer almayan bir konuda alınan karar, sonradan itiraz için kolay bir gerekçe olur.

Çağrı yazısında bulunması gerekenler

• toplantı tarihinden en az 15 gün önce ulaşmış olması,
• imza karşılığı elden ya da taahhütlü posta ile gönderilmesi,
• gün, saat, adres ve gündemin eksiksiz yer alması.

Yeter sayı ilk toplantıda oluşmazsa ikinci toplantının ne zaman yapılacağını aynı yazıda belirtmek, malikleri ikinci kez çağırma zahmetini ortadan kaldırır.

Toplantı açılışı: hazirun cetveli ve yeter sayı

Toplantı başlamadan hazirun cetveli hazırlanır; gelen malikler ve vekiller isimlerinin karşısını imzalar. Açılış için iki ölçü birlikte aranır: maliklerin sayıca yarısından fazlası ve toplam arsa payının yarısından fazlası. Biri eksikse toplantı açılamaz; bu durumda kanunun öngördüğü şekilde ikinci toplantıya geçilir ve orada daha düşük bir çoğunlukla karar alınabilir. Yönetim planı değişikliği gibi kimi konular ise tüm maliklerin beşte dördünün oyunu ister.

Gelemeyen malik nasıl temsil edilir?

Toplantıya katılamayan malik, yazılı bir vekâletname ile bir başkasını gönderebilir. Divan, vekâletnameleri açılışta tek tek kontrol eder ve hazirun cetvelinin ekine koyar; böylece yeter sayı hesabı tartışmaya açık kalmaz.

Tutanak ve karar defteri

Konuşmaların özeti ve oylama sonuçları bir tutanağa yazılır. Kararlar noter onaylı karar defterine geçirilir ve toplantıda bulunanlarca imzalanır. Gelmeyen maliklere de alınan kararlar bildirilir; işletme projesi açısından bu bildirim, itiraz süresinin başlangıcı olduğu için ayrıca önemlidir.

Toplantıyı geçersiz kılabilecek hatalar

• çağrının 15 günden geç yapılması ya da gönderimin kanıtlanamaması,
• gündemde olmayan bir konunun oylanması,
• yeter sayıya yalnız kişi sayısıyla bakılıp arsa payının hesaba katılmaması,
• kararların deftere işlenmeden bırakılması.

Çağrı yazısından tutanağa kadar tüm hazırlığı üstlenmemizi isterseniz genel kurul organizasyonu hizmetimizi inceleyebilirsiniz.

Hazır metin: toplantıya çağrı

…… Apartmanı / Sitesi Kat Malikleri Kurulu Yıllık Olağan Toplantısına Davet

Değerli kat malikimiz, kurulumuzun yıllık olağan toplantısı …… tarihinde saat ……'da …… adresinde yapılacaktır. Bu toplantıda yeter sayıya ulaşılamazsa ikinci toplantı …… tarihinde aynı saatte ve aynı yerde gerçekleştirilecektir. Toplantıya katılamayacak malikler, ekte yer alan vekâletname ile bir temsilci görevlendirebilir.

Gündem: 1) Açılış, toplantı başkanı ve yazmanın seçilmesi, 2) Yönetici faaliyet raporu ile denetçi raporunun sunulması, 3) Yöneticinin ibrası, 4) …… dönemi işletme projesinin görüşülüp karara bağlanması, 5) Yeni dönem yönetici ve denetçisinin seçilmesi, 6) Dilekler ve kapanış.

Yönetici: …… · Tarih: ……

Hazır tablo: hazirun cetveli

Cetvelin altına katılan malik sayısı ile katılanların arsa payı toplamı yazılır; yeter sayının sağlanıp sağlanmadığı bu iki rakama bakılarak tespit edilir. Vekâletnameler cetvelin ekine iliştirilir.

Hazır metin: karar cümlesi

Gündemin 4. maddesine geçildi; …… dönemi işletme projesi toplantıda okundu. Oylama sonucunda …… kabul, …… ret ve …… çekimser oy kullanıldı (kabul oyu verenlerin arsa payı toplamı: ……). İşletme projesinin okunan şekliyle kabul edilmesine ve aylık avansın …… tarihinden başlamak üzere arsa payı oranına göre daire başına ₺…… olarak tahsiline karar verildi. Ret oyu kullananlar: ……

Üç metni de kendi binanızın bilgileriyle doldurarak kullanabilirsiniz. Bunlar genel bilgilendirme amaçlı örneklerdir; yönetim planınızda çağrı süresi, çağrı yöntemi ya da toplantı dönemiyle ilgili özel bir hüküm varsa o hükme uyulmalıdır.

Toplantıdan sonraki ilk hafta

1. Kararları karar defterine yazmak ve eksik imzaları tamamlatmak,
2. toplantıya gelmeyen maliklere kararları ve işletme projesini tebliğ etmek,
3. yeni yönetici ve denetçi için bankadaki imza yetkisini güncellemek,
4. yeni aidat tutarını otomatik ödeme talimatlarına ve ödeme kanallarına işlemek,
5. alınan iş kararları (onarım, teklif toplama gibi) için sorumlu kişi ve tarih belirlemek.

İşletme projesine itiraz süresi tebliğ ile başladığından, tebliğin tarihli ve ispatlanabilir şekilde yapılması ayrıca önem taşır. Toplantının tüm hazırlığını Kayseri Bina Yönetim'e bırakmak isterseniz genel kurul organizasyonu sayfasına göz atabilirsiniz.