Yönetim Planının Yazılması ve Değiştirilmesi

Kısa cevap: Yönetim planı, binanın kendi iç kurallarını yazan ve tapuda saklanan sözleşmedir; bütün kat maliklerini ve daireyi sonradan satın alanları bağlar. Değiştirilmesi için Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre tüm kat maliklerinin beşte dördünün oyu gerekir. Kayseri Bina Yönetim mevcut planı inceler, değişiklik metnini yazar ve oylama ile tapu evrakını hazırlar.

Yönetim planında hangi kurallar yer alır?

Kat mülkiyeti kurulurken tapuya verilen bu belgede yöneticinin kaç yıl için ve nasıl seçileceği, aidatın arsa payına mı yoksa eşit mi bölüneceği, ortak alanlarda evcil hayvan, tabela, bisiklet ya da araç park etme kuralları, dükkânların vitrin ve tente düzeni gibi pek çok konu burada düzenlenir. Kanun, planın yalnız bugünkü maliklerle sınırlı kalmadığını, daireyi miras ya da satış yoluyla edinenleri de bağladığını açıkça belirtir.

Hangi binalarda plan güncellemesi gerekir?

Kayseri'deki apartmanların önemli bir bölümünde plan, inşaat aşamasında müteahhit tarafından matbu bir örnekten kopyalanmıştır. Sonuçta karşımıza şu tür maddeler çıkar:

• Binada olmayan alanlar için madde bulunması (örneğin havuzsuz binada havuz gideri), ama gerçekten olan kapalı otoparkın hiç anılmaması.
• Zemin katta dükkân bulunan binalarda, dükkânların merdiven ve asansör giderine katılıp katılmayacağının belirsiz bırakılması.
• Çatı arası depolarının hangi daireye ait olduğunun yazılmamış olması.
• Kanunda sonradan yapılan değişikliklere uymayan, uygulandığında itiraz doğuran ifadeler.

Bu sorunlar genellikle aidat tartışması büyüdüğünde ya da yeni bir yönetici göreve geldiğinde fark edilir. Planı sorun çıkmadan incelemek daha kolaydır.

Değişiklik için hangi çoğunluk ve hazırlık gerekir?

Kanun, yönetim planının bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyuyla değiştirilebileceğini öngörür. Bu oran toplantıya katılanların değil, binadaki tüm maliklerin beşte dördüdür; dolayısıyla tek bir toplantıda kendiliğinden sağlanması zordur. Biz süreci şöyle kurgularız: değişecek maddeleri eski hâliyle yan yana koyan bir karşılaştırma tablosu hazırlar, her değişikliğin nedenini iki üç cümleyle açıklar, metni toplantıdan haftalar önce maliklere ulaştırır ve gelen soruları yazılı olarak yanıtlarız. Şehir dışındaki maliklerin vekâletname ile temsil edilmesini kolaylaştırırız. Karar alındıktan sonra tapu müdürlüğünde yapılacak işlem için belgeleri bir dosyada toplarız.

Çok bloklu sitelerde planın farkı nedir?

Birden fazla bloktan oluşan toplu yapılarda yönetim planı daha geniş bir alanı düzenler: hangi giderin yalnız ilgili bloğa, hangisinin bütün siteye ait olduğu, blok temsilcilerinin nasıl seçileceği, yüzme havuzu, spor alanı veya güvenlik kulübesi gibi ortak tesislerin nasıl yönetileceği bu planda yazılır. Değişiklik önerilerinde kanunun toplu yapılara özgü hükümlerini ayrıca dikkate alırız.

Yönetim planı değişikliği hukuki sonuç doğuran bir işlemdir; hazırladığımız taslağın kurula sunulmadan önce bir avukata da gösterilmesini öneririz.

İyi bir yönetim planı hangi konuları düzenler?

Kısa cevap: Yönetici ve denetçinin seçimi, kurulun toplanma usulü, giderlerin paylaşım esası, ortak yerlerin kullanımı ve günlük yaşam kuralları yönetim planında açıkça yazılmalıdır. Planda boşluk kalan konular ileride anlaşmazlığa dönüşür.

Plan nasıl değiştirilir?

1. Mevcut plan ile binada fiilen uygulanan kurallar karşılaştırılır.
2. Değişiklik taslağı, gerekçeleriyle birlikte maliklere toplantıdan önce iletilir.
3. Gelen sorular toplanır, taslak gerekirse yeniden düzenlenir.
4. Genel kurulda oylanır; kanun bütün kat maliklerinin beşte dördünün onayını arar.
5. Karar ve yeni plan metni tapuya verilecek hâle getirilir.

Beşte dört çoğunluk nasıl sağlanır?

Bu kadar yüksek bir çoğunluk, toplantıya gelemeyen malikleri de sürece katmayı gerektirir. Taslağı haftalar öncesinden paylaşmak, vekâletname örneğini çağrıyla birlikte göndermek ve tartışmalı maddeleri ayrı ayrı oylamaya sunmak, değişikliğin kabul edilme şansını artırır. Şehir dışında yaşayan maliklere telefonla ayrıca ulaşmak da çoğu zaman sonucu belirler.

Eski yönetim planları bugün neden yetmiyor?

Eski binaların çoğunda, tapu işlemleri sırasında hazır şablondan alınmış bir yönetim planı vardır. Bu metinler, binanın bugünkü yaşamıyla çoğu zaman örtüşmez:

• Anlamını yitirmiş tutarlar: Eski para birimiyle yazılmış ceza miktarları ve harcama sınırları.
• Artık olmayan alanlar: Kömürlü kalorifer, kömürlük ya da kapıcı dairesi gibi kullanılmayan yerlere dair hükümler.
• Hiç yazılmamış konular: Otopark yerlerinin dağıtımı, elektrikli araç şarjı, güvenlik kameraları, günlük ya da kısa süreli kiralama.
• Muğlak gider kuralları: Zemin katın asansör giderinden ya da bazı dairelerin ısınma giderinden ne ölçüde muaf olduğunun açık yazılmaması.

Yeni plana hangi başlıklar eklenebilir?

Yönetim planına yazılamayacak hükümler

Yönetim planı kanunun üstüne çıkamaz. Kanunun eşit paylaştırılmasını emrettiği giderleri başka bir ölçüyle bölmek, kat maliklerinin genel kurula katılma ya da dava açma gibi kanundan doğan haklarını kaldırmak veya mülkiyet hakkını ölçüsüzce kısıtlayan yasaklar getirmek geçersiz sayılabilir. Evcil hayvan, konutta iş yeri açılması ve kısa süreli kiralama gibi konulardaki maddeler de özenle kaleme alınmalıdır; bazı iş yeri türleri, yönetim planı açıkça izin vermedikçe konut binasında kanunen açılamaz. Taslak hazırlanırken bu tür maddeleri ayrıca işaretler, avukat görüşü alınmasını öneririz.

Plan değiştikten sonra sakinler nasıl bilgilendirilir?

Değiştirilen plan tapuya verildiği andan itibaren hem bugünkü kat maliklerini hem de sonradan daire satın alacak kişileri bağlar. Sakinlere yeni planın önemli noktalarını anlatan kısa bir not gönderir, metnin tamamını sakin panelinde yayımlarız. Binaya yeni taşınanlar da planı hoş geldin dosyasıyla birlikte alır.

Yönetim planı çalışması hangi aşamalardan geçer?

1. Belgelerin toplanması: Tapudaki yönetim planı, eski karar defterleri ve binada yıllardır süren anlaşmazlıkların listesi bir araya getirilir.
2. Binanın tanınması: Yönetici ve isteyen maliklerle görüşülerek dükkânlar, otopark, bahçe, çatı ve depolar gibi binaya özgü durumlar not edilir.
3. Taslak yazımı: Değişecek maddeler eski metinle iki sütun hâlinde, her birinin gerekçesi yazılarak hazırlanır.
4. Hukuki görüş: Taslağın kanuna uygunluğunun bir avukata ayrıca incelettirilmesi önerilir.
5. Maliklere sunum: Taslak toplantıdan önce bütün maliklere iletilir, soru ve öneriler toplanıp yanıtlanır.
6. Onay ve tescil: Kanunun aradığı çoğunluğun imzasını taşıyan plan tapu müdürlüğüne verilir.

Her kuralı yönetim planına yazmak gerekir mi?

Gerekmez. Yönetim planı kalıcı ve temel hükümler içindir; sık değişebilecek günlük kurallar için kat malikleri kurulunun kararıyla kabul edilen bir iç yönerge daha pratiktir. Otopark yerlerinin numaralandırılması, çöpün hangi saatlerde dışarı çıkarılacağı, sosyal tesis ya da havuzun açık olduğu saatler bu türden kurallardır. Böylece her küçük değişiklik için beşte dört çoğunluk aranmaz. İç yönerge, yönetim planıyla ve kanunla çelişmeyecek şekilde yazılmalıdır.

Kabul edilen yönerge sakinlerin erişebildiği dijital panelde yayımlanır, binaya yeni taşınan ailelere hoş geldin dosyasıyla birlikte verilir. Her güncellemeden sonra yeni metin yürürlük tarihiyle duyurulur; böylece hangi kuralın hangi tarihten beri uygulandığı tartışma konusu olmaz.